Manual interno políticas y procedimientos para el tratamiento de datos

MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y
DE PROCEDIMIENTOS PARA EL
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR JUANCHITO CANDELARIA S.A. CDA JUANCHITO

 

Versión 2
Octubre 18 de 2016

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION GLOSARIO

CAPITULO I. DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE
ARTÍCULO 2. AMBITO DE APLICACIÓN
ARTÍCULO 3. OBJETO
ARTÍCULO 4. PRINCIPIOS

CAPITULO II. AUTORIZACION Y FINALIDAD

ARTÍCULO 5. AUTORIZACIÓN
ARTÍCULO 6. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN
ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN DE DATOS SENSIBLES
ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
ARTÍCULO 9. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN
ARTÍCULO 10. AVISO DE PRIVACIDAD
ARTÍCULO 11. FINALIDAD DE LA RECOLECCION Y TRATAMIENTO DE DATOS

CAPITULO III. DERECHOS Y DEBERES
ARTÍCULO 12. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
ARTÍCULO 13. DEBERES DEL CDA JUANCHITO COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
ARTÍCULO 14. DEBERES DEL CDA JUANCHITO COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

CAPITULO IV. PROCEDIMIENTOS ARTÍCULO 15. DERECHO DE ACCESO
ARTÍCULO 16. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS O RECLAMOS
ARTÍCULO 17. SOBRE LAS CONSULTAS ARTÍCULO 18. SOBRE LOS RECLAMOS
ARTÍCULO 19. PROCEDIBILIDAD PARA ACCEDER, CONSULTAR, RECTIFICAR, ACTUALIZAR Y/O RECLAMAR
ARTÍCULO 20. SUPRESIÓN DE DATOS
ARTÍCULO 21. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

CAPITULO V. SEGURIDAD DE LA INFORMACION
ARTÍCULO 22. MEDIDAS DE SEGURIDAD
ARTÍCULO 23. MECANISMOS PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

CAPÍTULO VI. DISPOSICIONES INTERNAS
ARTÍCULO 24. DESIGNACIÓN
ARTÍCULO 25. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y EL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
ARTÍCULO 26. VIGENCIA

 

INTRODUCCION

EL CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR JUANCHITO CANDELARIA S.A.,   sociedad
con Oficina Principal ubicada en la VIA CALI-CANDELARIA KILOMETRO 2 CORREGIMIENTO JUANCHITO, domiciliada en la ciudad de CANDELARIA, legalmente constituida, cuyo correo electrónico es lgastelbondo@cdajuanchito.com, y su teléfono el 4359147 – 4359149, en adelante CDA JUANCHITO, se encuentra identificada con el NIT 900.115.193, en cumplimientode las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013, y los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, informa a sus clientes, colaboradores, contratistas y/o proveedores, y en general a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales a el CDA JUANCHITO, el contenido del presente manual, el cual tiene como objeto dar a conocer el tratamiento y la finalidad al que serán sometidos los datos personales contenidos en nuestras bases de datos, los derechos de los titulares, el responsable y el procedimiento para atender las consultas o reclamos del tratamiento de los datos personales, entre otros.

Encargado y responsable del tratamiento de datos personales:
Nombre: CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR JUANCHITO CANDELARIA S.A.
NIT. 900.115.193
Domicilio: Candelaria
Dirección:VIA CALI-CANDELARIA KILOMETRO 2 CORREGIMIENTO JUANCHITO
Teléfono:032 435 91 47
Correo electrónico:lgastelbondo@cdajuanchito.com

GLOSARIO

Encumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto reglamentario 1377 de 2013, para efectos del presente manual, elCDA JUANCHITO contempla las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de  Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma  o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por  sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma   de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas   a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular  o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que  revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento  y se encuentra  dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la  realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Grabación: Se refiere a la acción a través de la cual se recogen o registran imágenes,  sonidos, datos, normalmente haciendo uso de algún aparato o máquina, tal es el caso de un grabador, una filmadora, una cámara, entre otras, que los registrarán en un determinado soporte para luego poder ser reproducidos;

Grabaciones de Video: Es la tecnología de la grabación, procesamiento, almacenamiento, transmisión de imágenes y reconstrucción por medios electrónicos digitales o analógicos de una secuencia de imágenes que representan escenas en movimiento.
Huella Dactilar: Es la impresión visible, generada con el contacto de las crestas papilares de un dedo humano sobre una superficie especifica.
Huella Digital: Es la recolección digitalizada de la huella dactilar.

CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Al presente manual le son aplicables las disposiciones Constitucionales relacionadas con la protección de datos personales, contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la  cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y sus decretos reglamentarios. Bajo estos parámetros, el CDA JUANCHITO procede a determinar  su Política de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales,  regulando  la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración y los protocolos de seguridad para la protección de los mismos, además de regular los procedimientos para atender Consultas y Reclamos de los Titulares de Datos personales, entre otras cosas.

ARTICULO 2. AMBITO DE APLICACIÓN. El presente manual le es aplicable al tratamiento de datos personales que realice el CDA JUANCHITO, con ocasión del desarrollo de su objeto social. En este sentido, se pondrá en conocimiento a los Titulares de Datos Personales, el contenido del presente manual y de las políticas de protección manejadas por la compañía.

ARTÍCULO 3. OBJETO. El presente manual tiene por objeto dar cumplimiento al contenido de la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio, los cuales están encaminados a desarrollar el derecho constitucional  que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas, en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades  y garantías constitucionales. Así como regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza el CDA JUANCHITO, a fin de garantizar y proteger los derechos constitucionales previstos en los artículos 15 y 20 de la Carta Política.

En este sentido, el tratamiento que el CDA JUANCHITO va a dar a los datos personales es: recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y/o de  cualquier  otra manera la administración de Datos Personales.

ARTÍCULO 4. PRINCIPIOS. En el desarrollo, interpretación, aplicación e implementación del presente manual, se integrarán de manera armónica, los principios establecidos en la Ley  1581 de 2012, que constituyen los parámetros generales que serán respetados por el CDA JUANCHITO en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.

CAPÍTULO II AUTORIZACIÓN  Y FINALIDAD

ARTÍCULO 5. AUTORIZACIÓN. El CDA JUANCHITO ha adoptado los procedimientos necesariospara obtener la autorización de los titulares de datos personales para realizar la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales, y así, dar cumplimiento al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 5 del Decreto reglamentario 1377 de 2013.
En este sentido, el CDA JUANCHITO dispondrá los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares conforme al artículo 20 del Decreto Reglamentario  1377  de 2013, garantizando en todo caso, que pueda ser objeto de consulta posterior.
Se entenderá que la autorización queda surtida cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
PARAGRAFO PRIMERO: El CDA JUANCHITO en el futuro dispondrá de medios técnicos que faciliten al Titular la manifestación automatizada de la autorización. Así mismo se  habilitará como medio físico un formato de autorización de tratamiento de datos personales, que se encuentra en el Anexo 1 del presente documento, para obtener la aceptación expresa por parte de los titulares de los datos personales cuando no se disponga de medios tecnológicos.
Por otro lado, el CDA JUANCHITO pondrá a disposición del público, en su página web, las políticas de tratamiento de datos personales con el fin de darlas a conocer a los Titulares de Datos Personales. Para el efecto de otorgar la autorización del tratamiento de los datos personales, el CDA JUANCHITO, entenderá, que si el titular de datos sigue manteniendo relaciones con la compañía, estas constituirán conductas inequívocas que nos permiten concluir que el Titular está aceptando las políticas de tratamiento de datos y está concediendo autorización a el CDA JUANCHITO para la recolección y tratamiento de los mismos.
En este sentido el CDA JUANCHITO habilitará en sus correos electrónicos,  contratos, órdenes de servicio y demás, las clausulas y avisos correspondientes  con los  cuales  se obtiene la autorización para el tratamiento de datos de los titulares, y se da el conocimiento del presente Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos personales.
PARAGRAFO SEGUNDO. VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN. El Titular del dato acepta y reconoce que la autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó, o se presuma su aceptación y durante el tiempo en que el CDA JUANCHITO ejerza las  actividades propias de su objeto social más diez años, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del CDA JUANCHITO, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético  o  electrónico  que  garantice su reproducción exacta. Asimismo, la  aceptación de tratamiento de datos por parte del titular, subsana cualquier tratamiento de datos previo a la autorización, realizado por el CDA JUANCHITO.
El tratamiento y finalidad abarcará a aquellos datos que han sido recolectados  con anterioridad a la publicación de la presente política de tratamiento de datos y a los que actualmente se les estén realizando el tratamiento de los mismos.

ARTÍCULO 6. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN. Acorde al artículo   10
de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
•    Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
•    Datos de naturaleza pública.
•    Casos de urgencia médica o sanitaria.
•    Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
•    Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN DE DATOS SENSIBLES. El Tratamiento de datos sensibles está prohibido, a excepción de los casos expresamente contenidos en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. En caso de que el CDA JUANCHITO, requiera la recolección y tratamiento de datos sensibles, informará al Titular al momento de su recolección, que el dato que va a suministrar es de catalogado como sensible, la finalidad por la cual se solicita y su derecho a  no proporcionarlo por estar en esta categoría.

PARAGRAFO.   AUTORIZACIÓN   DE    NIÑOS    NIÑAS    Y    ADOLESCENTES.  Dando
cumplimiento al Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el CDA JUANCHITO garantiza el respeto  a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. En este sentido, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, está prohibido  excepto cuando se trate  de datos que sean de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento, acorde al artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
1.    Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2.    Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión  que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. El CDA JUANCHITO velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos, aplicando para este fin los principios y obligaciones de la Ley 1581 de 2012.
ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. El CDA
JUANCHITO ha elaborado un documento mediante el cual el Titular manifiesta su autorización, y será puesto en conocimiento del Titular antes del Tratamiento  de sus datos.  La autorización podrá constar en un documento físico, electrónico o en  cualquier  otro formato que permita garantizar su posterior consulta.

La autorización por parte del Titular, o de quién esté autorizado para emitirla, garantizará que se ha puesto en conocimiento que los datos personales serán recogidos, almacenados y utilizados para fines determinados e informados.

En el Anexo 1 de este documento se presenta el formato del CDA JUANCHITO para la autorización de la recolección y tratamiento de datos personales. El Anexo 1 cumple  la  función de guía/modelo, pero la autorización puede ser obtenida además por medios   como:
a. cotizaciones, b. facturas de venta, c. actividades de mercadeo, d. eventos, e. registro de propietarios, f. ordenes de servicio, g. medios digitales, h. correo electrónico, etc.

PARAGRAFO. AUTORIZACION PARA  RECOLECCION DE  DATOS  BIOMETRICOS. Por
razones de seguridad, y atención al cliente, el CDA JUANCHITO ha optado por realizar grabaciones de video en el proceso de la revisión técnico mecánica realizado por los empleados de la empresa. Por esto, el CDA JUANCHITO ha solicitado a sus empleados la autorización para el tratamiento de estos datos considerados sensibles.

ARTÍCULO 9. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. En cumplimiento del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, el CDA JUANCHITO conservará la prueba de la Autorización del tratamiento de datos emitida por el Titular para que pueda ser objeto de consulta posterior.

ARTÍCULO 10. AVISO DE PRIVACIDAD. El Aviso de Privacidad por disposición expresa del artículo 15 del Decreto Reglamentario 1377 del 2013 contendrá como mínimo: (i) Los datos sociales del CDA JUANCHITO; (ii) Los medios para que el Titular pueda ponerse en contacto con el CDA JUANCHITO; (iii) Los medios por los cuales el Titular puede conocer las Políticas de Tratamiento de la Información; (iv) El tipo de Tratamiento que se le dará a los datos proporcionados y la finalidad de los mismos; y(v) Los Derechos que le asisten al Titular y la forma de ejecutarlos.

PARÁGRAFO. El CDA JUANCHITO conservará el modelo del Aviso de Privacidad que utilice para dar a conocer a los Titulares de la existencia de las Políticas de Tratamiento de la Información y la forma de acceder a las mismas. En el Anexo 2 de este documento se presenta el formato modelo de aviso de privacidad definido por el CDA JUANCHITO.

ARTICULO  11.  FINALIDAD  DE  LA  RECOLECCION Y  TRATAMIENTO  DE  DATOS. El
recaudo de bases de datos personales por parte del CDA JUANCHITO, tendrá las siguientes finalidades:
1.    Para administrar la vinculación de personas como  Trabajadores, Clientes, Proveedores, etc. con el CDA JUANCHITO.
2.    Para estructurar un directorio de contactos de empleador, proveedores, clientes, etc. que permitan al CDA JUANCHITO realizar encuestas, sondeos, envío de información, contrataciones, entre otros, así como para el cumplimiento  de contratos y servicios    por  parte del CDA JUANCHITO.
3.    Para dar trámite y respuesta a las solicitudes, quejas y reclamos presentados por los clientes, proveedores, trabajadores, etc.
4.    Hacer seguimiento contractual para dar cumplimiento al objeto social del CDA JUANCHITO, en especial toda actividad inherente a desarrollar su actividad principal, la gestión administrativa, operativa y comercial.
5.    Mantener un contacto directo con el cliente, y así prestarle un mejor servicio.
6.    Dar y recoger Información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el  fin  de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar, realizar estudios y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
7.    Para conocer la información del titular el dato que repose en centrales de información crediticia o en operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia, comerciales y provenientes de terceros países a que se refiere la Ley 1266 de 2008.
8.    Efectuar encuestas de satisfacción del cliente interno y externo respecto de los servicios ofrecidos por la empresa.
9.    Efectuar el envío de recordatorios del vencimiento de certificados de la Revisión Técnico Mecánica y Emisiones Contaminantes (RTMYEC) y del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT), dar respuesta a quejas, consultas reclamos y cualquier otra información de interés del cliente.

CAPITULO III DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 12. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. En cumplimiento
del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el CDA JUANCHITO dentro de los mecanismos que adoptará para dar cumplimiento a la mencionada ley, dará a conocer al Titular de los datos personales que tiene los siguientes derechos:

a)    Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al CDA JUANCHITO. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido  autorizado.
b)    Solicitar prueba de la autorización otorgada al CDA JUANCHITO salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c)    Ser informado por el CDA JUANCHITO, previa solicitud, respecto del uso que  le  ha dado a sus datos personales.
d)    Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e)    Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no  se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el CDA JUANCHITO ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y a la Ley 1581 de 2012.
f)    Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto  de Tratamiento.

PARÁGRAFO. Conforme a lo establecido en el artículo 9, del Decreto 1377 de 2013, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

ARTÍCULO    13.    DEBERES    DECDA    JUANCHITO    COMO    RESPONSABLE     DEL  TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el CDA JUANCHITO se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

g)    Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
a)    Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
b)    Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
c)    Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
d)    Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
e)    Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado  del  Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
f)    Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado  del Tratamiento;
g)    Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto  en  la  Ley 1581 de 2012;
h)    Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
i)    Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley   1581  de 2012;
j)    Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
k)    Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
l)    Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
m)    Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
n)    Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO. El CDA JUANCHITO tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. El CDA JUANCHITO hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades consentidas por el Titular y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

ARTÍCULO    14.    DEBERES    DEL    CDA    JUANCHITO    COMO    ENCARGADO  DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. De conformidad con lo establecido en el  artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, el CDA JUANCHITO se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

a)    Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b)    Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c)    Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d)    Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e)    Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f)    Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g)    Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se  regula en la presente ley;
h)    Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i)    Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j)    Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k)    Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l)    Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARAGRAFO. CONCURRENCIA  DE  CALIDAD DE  RESPOSABLE  Y  ENCARGADO  DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Dado que el CDA JUANCHITO es el encargado  y el responsable del tratamiento de sus bases de datos, ha decidido solo realizar un manual interno de políticas y procedimientos en cumplimiento del literal K del artículo 17 y el literal F del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. En caso de que el CDA JUANCHITO tenga un encargado del tratamiento de sus datos personales, le solicitará que adopte un manual de políticas de tratamiento como el presente, y que se comprometa a cumplir con los preceptos de la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, y todos los estándares de seguridad para garantizar la protección de la información personal de los titulares.

CAPÍTULO IV PROCEDIMIENTOS

ARTÍCULO 15. DERECHO DE ACCESO.El CDA JUANCHITOgarantizará en todo momento el derecho de acceso que tiene el Titular o sus Causahabientes, en  concordancia  con el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013,siempre y cuando se acredite ante la Compañía la identidad del titular o en su defecto se demuestre la legitimación para ejercer los derechos del Titular, a acceder y conocer qué información está siendo objeto de Tratamiento por parte del CDA JUANCHITO. El ejercicio de este derecho garantizará al Titular o a quien lo represente aconsultarde manera gratuita sus datos personales que sean objeto de Tratamiento por parte del CDA JUANCHITO, al menos una vez cada mes calendario, al igual, que cada vez que existan modificaciones sustanciales a las Políticas de Tratamiento de la Información que motiven nuevas consultas.

ARTICULO  16.  PROCEDIMIENTO  PARA  CONSULTAS  O  RECLAMOS.  Con  el  fin  de
atender de manera oportuna y conforme a los lineamientos establecidos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, el CDA JUANCHITO ha definido diferentes medios por los cuales el Titular o quien esté autorizado conforme al artículo 20 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 podrá ejecutar sus derechos.
Los Titulares de los datos personales, o quienesesténautorizados, podrá acceder, consultar o reclamar,    contactando    al    CDA    JUANCHITO    a    través    del    correo    electrónico  lgastelbondo@cdajuanchito.com, o en nuestra oficina principal, sucursales o agencias, en las cuales encontrará los formatos previamente establecidos por la empresa para recepcionar solicitudes. La persona interesada o afectada que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento, podrá hacerlo por comunicación escrita, acompañando dicha solicitud de su firma y copia de la identificación personal o documento similar análogo.
Con el fin de atender oportunamente la solicitud del Titular o quien esté Autorizado,  la  solicitud de consulta o reclamo, deberá contener como mínimo la siguiente información:

o)  Nombres Completos o Razón Social del Titular.
•    Número de identidad del Titular.
•    Datos de localización del Titular.
•    Descripción de los hechos que motivan la consulta, reclamo o revocatoria de la autorización.
•    Medio por el cual desea recibir la respuesta (correo o dirección de notificación).

Cuando se pretenda realizar la revocatoria de la autorización, el solicitante deberá indicar si revoca total o parcialmente la autorización, y las razones que motivan su decisión.

El titular debe aportar los documentos de identificación correspondientes. En caso de ser una persona distinta al Titular, debe aportar los documentos que acrediten que puede actuar en su nombre.
ARTÍCULO 17. SOBRE LAS CONSULTAS. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. El CDA JUANCHITO deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará por el medio habilitado el CDA JUANCHITO, por lo tanto se habilitaran medios de comunicación electrónica y formularios que permanecerán en las instalaciones sociales y electrónicas. En todo caso, el medio que determine el CDA JUANCHITO se dará a conocer por medio del Aviso de Privacidad y estará establecido en las Políticas de Tratamiento de la Información.
Una vez recibida la consulta, la consulta será atendida en un término máximo  de diez  (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 18. SOBRE LOS RECLAMOS. El Titular o sus causahabientes que consideren  que la información contenida en la base de datos del CDA JUANCHITOdebe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el CDA JUANCHITO de conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

•    El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al CDA JUANCHITO, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, el CDA JUANCHITO requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que el CDA JUANCHITO reciba el reclamo y no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

1.    Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos y en la plataforma de la Superintendencia de Industria y Comercio, del Registro Nacional de Bases de datos, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

2.    El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho  término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha  en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PARAGRAFO. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD. Acorde al Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

ARTÍCULO   19.   PROCEDIMIENTO   PARA   ACCEDER,   CONSULTAR,   RECTIFICAR, ACTUALIZAR Y/O RECLAMAR. El Titular o su representante podrán solicitar ante el CDA JUANCHITO de manera gratuita la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, siempre y cuando acredite su identidad o la calidad en la que actúa. En el evento en que no se acredite la identidad del peticionario, no se tendrá por presentada, en todo caso, se informará el motivo por el cual no se dará trámite a su solicitud. El CDA JUANCHITO tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos en este artículo señalados.

Siempre que se presente una solicitud de rectificación, actualización o supresión, esta debe  ser presentada a través de los medios habilitados por el CDA JUANCHITO señalados en el aviso de privacidad y deberán contener, como mínimo, la siguiente información:

3.    El nombre del titular.
1.    Dirección física o electrónica a donde desea recibir la notificación de respuesta.
2.    Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
3.    La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
4.    En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

ARTÍCULO 20. SUPRESIÓN DE DATOS. En cualquier momento, el respectivo titular de los datos tendrá el derecho de solicitar al CDA JUANCHITO la supresión de sus datos  personales. Dado el caso de ser procedente la supresión de los datos personales,elCDA JUANCHITO garantizará la eliminación de los datos. El titular podrá solicitar la supresión de los datos en los siguientes eventos:

5.    Cuando a consideración del titular los datos no estén siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
1.    Cuando los datos hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
2.    Cuando se ha superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

De igual forma, el CDA JUANCHITO podrá negar el ejercicio delasupresión de los Datos Personales en los siguientes eventos:

3.    Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
1.    Las solicitudes de supresión de la información no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2.    La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

ARTÍCULO 21. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden revocar la autorización al tratamiento de sus datos personales  en  cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una  disposición legal.  La  revocatoria sobre el Tratamiento de los datos personales podrá ser total o parcial. En todo caso el CDA JUANCHITO utilizará los medios y procedimientos establecidos en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria del consentimiento, al CDA JUANCHITO, indique si la revocación que pretende realizar es total o parcial.

CAPITULO V SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 22. MEDIDAS DE SEGURIDAD. El CDA JUANCHITO adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, en cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2012.

ARTÍCULO 23. MECANISMOS PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS   PERSONALES.

El CDA JUANCHITO ha adoptado las siguientes medidas de seguridad para la protección de cada una de esas Bases de Datos:
3.    En todos los contratos entre el CDA JUANCHITO y sus trabajadores  y/o colaboradores tienen inmersa una cláusula de confidencialidad, adquiriendo los últimos un compromiso irrenunciable de guardar para sí con recelo toda información con la que contará y tendrá acceso a través de su participación en alguna actividad o trabajo, incluyendo los datos personales a los que tenga conocimiento.
1.    Teniendo en cuenta las funciones de cada trabajador y/o colaborador, el CDA JUANCHITO ha restringido el acceso a todas las Bases de Datos de la Compañía, otorgando a los trabajadores y/o colaboradores diferentes permisos estrictamente ligados al cargo y funciones, ya sea para registrar, consultar, actualizar, modificar o suprimir.
2.    Para la validación de la calidad del peticionario, el CDA JUANCHITO ha adoptado como medidas, las siguientes:
a.    Los titulares de los datos personales que al ejercer sus derechos frente al CDA JUANCHITO, deberán acreditar su calidad de titular de la información, para que se le pueda dar trámite a su petición.
b.    El CDA JUANCHITO, al momento de recibir la petición por parte del titular, le solicitara que le exhiba su documento de identidad y deberá anexar fotocopia del documento exhibido.
c.    Si la consulta se realiza por medio electrónico o por cualquier otro medio no presencial, el titular de la información, deberá acompañar su petición con una fotocopia escaneada de su documento de identidad, junto con la solicitud que deberá estar firmada.

En todo caso, el CDA JUANCHITO podrá ponerse en contacto con el titular de la información por los medios de notificación que reposan en sus bases de datos para constatar la autenticidad de la petición.
3.    Las bases de datos de los trabajadores, estarán protegidos para evitar el acceso a personal no autorizado.
4.    Las bases de Datos de Clientes, se han puesto única y exclusivamente a disposición del Jefe de Gestión Administrativa del CDA JUANCHITO para el control y seguridad de la información.

CAPÍTULO VI DISPOSICIONES INTERNAS

ARTÍCULO 24. DESIGNACIÓN.Para la recepción de consultas, reclamos, quejas sobre el tratamiento de sus datos personales o para el ejercicio de los derechos como usuario o  cliente, el CDA JUANCHITO, ha designado al Jefe de Gestión Administrativa como encargado, y los titulares podrán ponerse en contacto en el correo electrónico lgastelbondo@cdajuanchito.com, o utilizando los medios físicos que se han puesto a disposición en nuestra oficina principal ubicada en la VIA CALI-CANDELARIA KILOMETRO 2 CORREGIMIENTO JUANCHITO, en la ciudad de Candelaria, al igual que en las Sucursales, Agencias o cualquier establecimiento de comercio de propiedad del CDA JUANCHITO, peticiones que serán recepcionadas en el horario de lunes a viernes de 7 am a 6 pm.

ARTÍCULO   25.   IDENTIFICACION   DEL   RESPONSABLE   Y   EL   ENCARGADO  DEL
TRATAMIENTO. En cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el CDA JUANCHITO ha definido que no delegará a ningún tercero el encargo y manejo de sus bases de datos, por lo que el CDA JUANCHITO, para los efectos del presente manual, será tanto el Responsable como el Encargado del Tratamiento de sus bases de datos.

ARTÍCULO 26. VIGENCIA. El presente manual rige a partir del primero (1) de junio  de  2014 y la vigencia de las bases de datos será indefinido. En todo caso el presente documento está publicado en la página web http://www.cdajuanchito.com/ y cualquier modificación significativa será informada al Titular.